Czy to w pracy, czy w życiu prywatnym, często zdarza się, że spotykają nas nieprzewidziane wydarzenia. Pękła rura, ktoś się spóźnił, ktoś czegoś nie zrobił, okazało się, że trzeba coś dokończyć, itd. Wszystkie te wydarzenia sprawiają, że musisz się czymś nagle zająć, co wytrąca nas z obecnej aktywności. Nie jest to najlepsze ani dla Ciebie, ani dla Twojej pracy i otoczenia. Na szczęście na pomoc przychodzi matryca Eisenhowera.

Ważne a pilne

Na początku poznawania czym jest matryca Eisenhowera, musisz zrozumieć jedną rzecz – zadania ważne to nie to samo, co zadania pilne. „Ważne” określa to, co zyskamy po zrobieniu tego zadania, lub to, co złego nas czeka, gdy zadania nie zrobimy. Przykład – naprawa auta jest ważna, bo bez auta np. nie pojedziesz na wakacje, które masz za miesiąc. Inny przykład – Wysłać ofertę usług Twojej firmy do klienta.

“Pilne” oznacza to, ile czasu zostało do terminu wykonania zadania, lub coś, co musimy wykonać natychmiast. Inaczej mówiąc, ile czasu mamy na zrobienie zadania. Przykład – pęknięta rura, z której teraz leje się woda, nie poczeka do jutra, teraz trzeba zakręcić wodę. Tutaj nie ma czasu w ogóle. Poprzedni przykład z wakacjami może stać się pilny, jeżeli przez 3 tygodnie nic nie zrobisz z tą usterką, i musisz naprawić auto w tydzień. Kiedy ktoś dzwoni, musimy zdecydować od razu czy odbieramy, czy nie. Itd.

Nasz mózg, z różnych dziwnych, psychologicznych i biologicznych powodów, działa tak, że bardziej od tego, co ważne, interesuje nas to, co pilne. Właśnie dlatego jesteśmy wszędzie atakowani reklamami „ostatnie sztuki”, „do wyczerpania zapasów”, „tylko do północy” itp. Nasz mózg widzi coś interesującego w tym, że kończy się czas na jakieś działanie, co bardzo mocno wykorzystują właśnie reklamotwórcy i marketerzy. Dlatego tak ważne jest, żeby skupić się na rzeczach ważnych, a nie pilnych. Żeby to zrobić, polecam narzędzie, które się nazywa…

Matryca Eisenhowera

Jak widzisz, pilne to nie to samo co ważne, ale często mogą się łączyć. I właśnie przez połączenie tych dwóch cech powstaje matryca Eisenhowera, podzielona na 4 ćwiartki:

matryca eisenhowera tabela

Ćwiartka I to rzeczy ważne i pilne, czyli tak zwane pożary. Mają dla nas bardzo duże znaczenie (lub bardzo złe konsekwencje) i mamy bardzo mało czasu na ich wykonanie, czyli np. awaria w domu, deadline projektu w pracy, naprawa krytycznego błędu, rozliczenie się z podatków w ostatnim dniu.

Ćwiartka II to rzeczy ważne i niepilne, czyli duża wartość (lub kara), ale jednak mamy bardzo dużo czasu na realizację. Tutaj trafiają zwykle np. długoterminowe plany, nauka, kursy, marzenia, wakacje itp.

Ćwiartka III to rzeczy nieważne i pilne. Nie są dla nas ważne, ale jest bardzo mało czasu na ich zrobienie. Takie zadania to np. e-maile, telefony, ktoś zaczepia nas na ulicy czy w pracy, aby porozmawiać, reklamy typu „tylko X czasu” lub „tylko X sztuk” itp.

Ćwiartka IV to rzeczy nieważne i niepilne, czyli wszelkie rozpraszacze uwagi, zapychacze czasu i ogólnie rzeczy, które nic dla nas nie wnoszą. Przykładem niech będzie rozrywka, która wcale nie zapewnia nam odpoczynku, a sprawia, że tylko i wyłącznie mija czas.

Technika matrycy Eisenhowera

Skoro już wiesz, czym jest matryca Eisenhowera, przejdźmy do samej techniki. Polega ona na tym, aby zebrać, czy to na kartce, czy w dowolnym programie, listę wszystkich rzeczy, które masz do zrobienia przez najbliższy okres czasu, a następnie przydzielić każde zadanie do jednej z ćwiartek matrycy Eisenhowera. Inaczej mówiąc, musisz ustalić, czy każde kolejne pojedyncze zadanie jest dla Ciebie pilne, czy nie, i czy jest ważne, czy nie.

Następnie zajmij się pożarami, czyli ćwiartką I, a potem przejdź do ćwiartki II. Rzeczy z ćwiartki III deleguj dalej lub zostaw, nie skupiaj się na nich (w końcu nie są ważne), a rzeczy z ćwiartki IV po prostu zostaw, nie zajmuj się nimi, to tylko strata czasu. I nie, odpoczynek nie jest w ćwiartce IV! Jeżeli faktycznie odpoczywasz, to jest to ważne, więc znajdzie się w ćwiartce I lub II.

I tyle. Cała magia. Technika wydaje się prosta, i taka jest, efekty jednak są ogromne. Nagle zaczniesz zauważać, gdzie ucieka Twój czas. Zobaczysz, ile rzeczy robisz, które tak naprawdę nie mają dla Ciebie znaczenia. Ile nagle masz i sił, i czasu, i chęci, żeby robić rzeczy, które chcesz robić. Sprawdź samodzielnie :)

Techniki nie wystarczy użyć raz, stosuj ją tak często, jak czujesz, że jest Ci to potrzebne. Warto też mieć różne macierze na różne obszary w życiu, np. jedna macierz do pracy, druga do domu, a trzecia do Twoich planów. Dzięki temu w pracy nie będziesz sobie zaprzątać głowy problemami z domu, które widzisz w macierzy, i vice versa. Stosowanie wielorazowe jest też ważne, ponieważ zadania migrują między ćwiartkami. To, co dzisiaj jest ważne i niepilne (ćwiartka II), za tydzień może być już ważne i pilne (ćwiartka I). Inna rzecz, która była ważna i pilna, nagle została zmarginalizowana, więc z ćwiartki I idzie do III itd. Sprawdzaj co jakiś czas swoje priorytety, i ponownie działaj zgodnie z instrukcją: rób I, później II, deleguj III i odpuść IV.

Podsumowanie

Technika matrycy Eisenhowera daje naprawdę duże rezultaty, a jej wdrożenie jest banalnie proste. Wystarczy ołówek, kartka papieru i 15-30 minut spokoju. Dla tych, którzy jeszcze jej nie testowali- polecam spróbować. Mała zmiana, ogromny efekt. Tak właśnie można robić więcej, robiąc mniej (i to dosłownie mniej).