Świat stale przyśpiesza. Trzeba robić więcej, szybciej, lepiej. Praca wymaga od nas pełnego skupienia, a po niej fajnie byłoby jeszcze zrobić coś swojego. Pozostaje pytanie – jak ustalić, co jest najważniejsze i do zrobienia na teraz, a co może poczekać. Tutaj z pomocą przychodzi nam świat IT i metoda MoSCoW, czyli jak zwiększyć produktywność odpowiednio dzieląc zadania.

Czym jest metoda MoSCoW

Metoda MoSCoW to technika priorytetyzacji zadań. Wykorzystywana może być w wielu dziedzinach, życia, zarówno w projektach (np. IT), podczas prowadzenia własnych zadań i pomysłów, jak i do ustawiania priorytetów życia prywatnego.

Technika ta polega na tym, żeby najpierw znaleźć odcinek czasu na zrobienie zadań, zwany  timebox, a następnie przyporządkować wszystko, co jest do zrobienia, do jednej z czterech kategorii:

  • Must have – Musi być zrobione.
  • Should have – Powinno być zrobione.
  • Could have – Mogłoby być zrobione.
  • Won’t have – Nie będzie zrobione.

Pierwsze litery każdej grupy tworzą enigmatyczny napis MSCW, więc dodano małe ‘o’, żeby można było to jakoś wymówić. Tak właśnie powstała nazwa MoSCoW.

Czym jest timebox? To jakiś okres czasu, który masz na zrobienie zadania. Może to być sprint, może to być tydzień, może to być miesiąc, może to być 9 dni. Timebox to dowolny okres czasu, który ma określony początek i koniec. Inaczej mówiąc, jest zamknięty. Kiedy nie jest zamknięty, to w sumie nie ma znaczenia podział, skoro i tak masz nieograniczony czas. Ja zwykle do własnych projektów daję sobie tydzień, od poniedziałku do niedzieli. Ty jednak możesz wybrać dowolny okres. Pamiętaj jednak, żeby odpowiednio zmniejszyć lub zwiększyć liczbę zadań, zależnie od czasu, jaki wybierasz.

Skoro wiesz już, czym jest timebox, przejdźmy do drugiego kroku. Spróbujmy teraz zrozumieć, czym jest każda grupa i jak do niej przyporządkować zadania.

Must have

W tej grupie należy umieścić zadania, które koniecznie muszą być zrobione, aby projekt czy zadanie miało sens. To są zadania krytyczne, bez których projekt po prostu nie ma sensu. Wpisując zadanie do tej grupy, zawsze należy zadać sobie pytanie – „Czy naprawdę nie możemy bez tego wystartować?”. Przykładowo, ciężko jest zaplanować zrobienie np. filmu bez nagrywania.

Should have

W tej grupie należy umieścić zadania, które powinniśmy zrobić, ale nie są krytyczne. Mimo tego, że są niekrytyczne, są wartościowe dla użytkownika czy odbiorcy. Bez nich podstawowe założenia projektu będą spełnione, ale jednak ich niezrobienie będzie bolesne. W przypadku filmu byłoby to powtarzanie ujęć.

Could have

W tej grupie należy umieścić zadania, które można by zrobić, a ich niezrobienie jest możliwe i mało bolesne. Przeważnie ta grupa odpowiada za zwiększenie atrakcyjności dla odbiorcy, ale nie jest krytyczna. W przypadku filmu byłyby to dodatkowe sceny. Nie są potrzebne, aby film wyszedł, ale mogą wnieść więcej dla odbiorcy.

Won’t have

W tej grupie należy umieścić zadania, których w tym timeboxie nie zrobimy. Wszystko, czego nie zrobimy teraz. Mogą tutaj trafić bardzo ważne rzeczy, które za jakiś czas będą w Must have, ale teraz ich nie zrobisz. Podczas kręcenia filmu byłaby to sprzedaż biletów. Sprzedaż jest bardzo ważna, ale nie w momencie kręcenia.

Skąd wiedzieć, gdzie co umieścić?

W metodzie MoSCoW stosuje się następujący podział:

60% zadań w timeboxie powinno być Must have

20% zadań w timeboxie powinno być Should have

20% zadań w timeboxie powinno być Could have

Dlaczego akurat tak? Większość Twojej pracy powinny zabierać rzeczy niezbędne do działania czy oddania projektu. Dopiero kiedy one są zrobione, możesz się zająć tym, co wpływa na jakość i odbiór projektu, ale nie na jego realizację. Dzięki temu jest jasna hierarchia zadań do zrobienia. Dlatego właśnie dobieraj zadania, pamiętając o tym podziale. Nie bierz 100% zadań Must have, bo wtedy nie będziesz w stanie z niczego zrezygnować.

Z drugiej strony w momencie, kiedy okazuje się, że nie masz czasu na wszystko, zaczynasz eliminować zadania, zaczynając od Could have, a później Should have. Właśnie dlatego, że to nie są zadania, które muszą być koniecznie zrobione, możesz ich nie zrobić. Będzie to na pewno bolesne i problematyczne, ale nie zaważy na realizacji projektu.

Dodatkowo, z psychologicznego punktu widzenia, zdejmujemy z siebie ciężar. Nie ma tak, że MUSISZ zrobić wszystko, a jak coś zawalisz, to będzie problem. Świat się nie zawali. Musisz zrobić tylko kawałek minimum, te 60%, a reszta może być zrobiona albo i nie. Zależy od Ciebie. Fajnie, jakby była, ale nie musi być! I właśnie dlatego o wiele przyjemniej będzie Ci pracować nad zadaniami.

Przykład z życia

Najbliższym przykładem MoSCoW w praktyce jest pisanie tego artykułu. Czas – jeden tydzień.

Must have – zrobienie analizy, opis narzędzia, opis grup, opis przyporządkowania

Should have – przykład, problemy, wstęp i podsumowanie

Could have – ładne formatowanie, dodatkowe screeny czy zdjęcia

Jak widzisz, dosyć prosto podzielić nawet takie zadanie, jak napisanie artykułu. Must have to opis podstawowych rzeczy, które wyjaśnią Ci, czym jest metoda MoSCoW. Should have to rzeczy dodatkowe, poszerzające Twoją wiedzę, ale ostatecznie mogłoby ich nie być, a i tak wiadomo by było, czym jest ta metoda. Could have to bajery graficzne, poprawiające Twój odbiór tego artykułu.

W podobny sposób możesz podzielić sobie dowolne zadanie lub wiele zadań, które chcesz zrobić. Nikt nie narzuca konkretnej formy, trzymaj się tylko timeboxów i podziału na 4 grupy. 

Problemy metody MoSCoW

Metoda MoSCoW ma też wady. Pierwszym z nich jest brak priorytetyzacji wewnątrz grupy. Jeżeli mamy 4 zadania w grupie Could have, to z którego się zrezygnuje w pierwszej kolejności? Moja odpowiedź brzmi – Ty decydujesz. Wybierz sobie dowolny system priorytetyzacji, czy po prostu poszereguj od góry do dołu i zawsze najważniejsze zostawiaj na górze, a najmniej na dole. W końcu to narzędzie ma pomagać Tobie, a nie Ty masz się dostosowywać do narzędzia :)

Kolejnym problemem jest to, że w konkretnym timeboxie nie wiesz, czy zadanie w Won’t have będzie odrzucone kompletnie, czy robione później. Warto co jakiś czas przeglądać backlog, listę notatek, listę to-do czy po prostu poprzednie Won’t have, aby wiedzieć, co z tymi zadaniami zrobić – czy zapomnieć, czy przenieść do nowego timeboxu.

Ostatni problemem jest to, że priorytety się zmieniają pomiędzy timeboxami. Coś, co jest teraz Could have, może być Should have lub nawet Must have. Musisz cały czas pamiętać i sprawdzać, jak w przypadku Won’t have, czy coś się nie zmieniło. Warto tutaj planować sobie jeden czy dwa timeboxy do przodu, dzięki temu od razu jest miejsce do przenoszenia zadań. Mimo wszystko jednak trochę pracy z tym jest.

Podsumowanie

Metoda MoSCoW pozwala w ciekawy sposób podzielić projekt czy zadania do zrobienia. Zdejmuje też z nas część odpowiedzialności, gdyż od początku zakłada, że część rzeczy może być niezrobione. Jawnie mówi, że musisz zrobić tylko kawałek, reszta może być niezrobiona. To daje wielką siłę i wolność, a przede wszystkim chęć do działania. Skoro wiesz, że możesz części nie zrobić, to nie masz przed sobą do zjedzenia całego słonia. Masz tylko kawałek. A z kawałkiem każdy z nas sobie poradzi :)