Czy masz czasami wrażenie, że robisz w ciągu dnia za mało? A może pracujesz cały dzień bez odpoczynku, a na koniec dnia okazuje się, że połowa rzeczy jest niezrobiona? A może siadasz do działania, coś robisz, i po godzinie ogarniasz, że zajmujesz się nie tym, co miałeś robić? Jeżeli na którekolwiek pytanie odpowiedzią jest „tak”, ten wpis jest dla Ciebie. Dowiesz się z niego jak zrobić plan dnia, który Ci pomoże! 

Za każdym razem, kiedy mówi się o produktywności, zawsze pojawia się plan dnia. Nie ważne, ile byśmy go nie wypierali, plan dnia jest podstawą produktywnego działania. Najwięksi przedsiębiorcy na świecie mają plan dnia. Najlepsi pracownicy kreatywni również mają plan dnia. O dziwo, wszyscy ludzie z pierwszych stron gazet, mają jakiś plan dnia. Oni wszyscy osiągnęli dużo, naprawdę dużo, właśnie dzięki planowi dnia. 

Plan dnia to zdrowa głowa 

Ustalenie jakiegoś planu dnia pozwala nam usystematyzować nasz dzień. Jasno określone godziny wstawania i spania, pracy i odpoczynku pozwalają nam po pierwsze nie rozsynchronizować swojego zegara biologicznego, a po drugie ogranicza nam wybór rzeczy do zrobienia. Za duży wybór jest jednym z powodów prokrastynacji, im więcej rzeczy możemy robić, tym więcej się zastanawiamy CO robić, a nie robimy. Właśnie dlatego warto mieć jakiś plan dnia, gdzie jasno określamy co i kiedy robimy. 

Nie kłóć się z kalendarzem 

Kiedy już ustalisz jakiś plan, nie kłóć się z nim. Kiedy planujemy plan dnia, wiemy, co będzie dla nas najlepsze. Wiemy, co chcemy osiągnąć i wiemy dlaczego. Jednak kiedy przychodzi czas tych zadań, często nam się nie chce. To nie jest nic dziwnego czy złego, takie jest życie. Ludzie są istotami bardzo sytuacyjnymi, i to, że teraz coś zaplanujemy na jutro, może okazać się, że jutro jesteśmy zmęczeni i nie pamiętamy, co mieliśmy robić. 

Dlatego nie kłóć się z kalendarzem. Jeżeli coś jest tam wpisane, to uwierz, że jest to dla Twojego dobra, i zmuś się do zrobienia tego. Będzie trudno, bardzo trudno, ale każdy kolejny raz, kiedy to zrobisz, będzie troszkę łatwiej. Zyskujesz nie dość, że to, co było w planie, ale też budujesz swoje poczucie sprawczości, swoją siłę wewnętrzną, i swój nawyk dyscypliny. 

Ustal taki plan, jaki chcesz mieć 

Plan dnia to nie jest więzienie. Nie bądź swoim nadzorcą. Bądź swoim przyjacielem. Zwykle jest tak, że ludzie najpierw planują, a później coś się stanie, nie wyrobią się z planem, więc samobiczują się za to. Później, żeby nadgonić, robią jeszcze bardziej dopakowany plan, coś znowu nie wychodzi, i samobiczują się jeszcze bardziej. Są swoim własnym nadzorcą i katem. Nie rób tak. To nie pomoże. 

Stwórz plan dnia taki, jaki CHCESZ mieć. Nie patrz na innych, oni nie mają Twojego życia ani Twoich problemów. Dlatego też nie zrozumieją Twojego życia, a ich plan nie będzie Ci pasować. Plan musi być dopasowany do Ciebie. Jeżeli chcesz mieć wolne, to je zaplanuj. Powrót z pracy lub odpoczynek po (tzw. lądowanie) zajmuje ci więcej? Super, zostaw wolne miejsce. Potrzebujesz czasu między zadaniami? Świetnie, to nic tam nie planuj. Chcesz robić więcej np. Pisania albo ćwiczeń? To je zaplanuj. Nie musisz planować tego , czego nie chcesz robić. Rób to, co faktycznie Ci pomoże. 

Zaplanuj nagrodę 

Codziennie, po tym jak zrobisz najtrudniejszą część planu dnia, lub po zrobieniu całego planu, zaplanuj nagrodę za to osiągnięcie. Niech to będzie coś, co lubisz. Może być Twoje ulubione jedzenie, jak czekolada (chociaż nie polecam :) ), może to być odcinek ulubionego serialu, może to być długa kąpiel. To może być cokolwiek, co motywuje Cię do działania. Dzięki temu szanse, na wykonanie planu dnia wzrastają. 

Zastosuj technikę Pomodoro 

Podziel czas, który planujesz, na 30-minutowe bloki. Dzięki temu będziesz mieć lepsze rozeznanie w tym, co robisz, i nieco więcej zaplanujesz. W tych odcinkach czasu pracuj zgodnie z techniką Pomodoro, czyli 25 minut pracy, 5 minut przerwy. Dzięki tej technice lepiej się skupisz na pracy. Po więcej informacji odsyłam cię do artykułu o Pomodoro. 

Przemyśl stosunek obowiązków do odpoczynku 

Nie samą pracą żyje człowiek, tak więc nie zarzucaj siebie zadaniami od 6 z rana do 24 w nocy. Zaplanuj sobie czas na pracę i na odpoczynek. Daj odpowiednią ilość godzin na wszystko. Jeżeli starczą ci np. dwie godziny dziennie odpoczynku, to resztę daj pracy. Jeżeli wolisz np. cztery godziny pracy i cztery odpoczynku, to dokładnie tak to zaplanuj. Nie możesz TYLKO pracować, musisz kiedyś odpoczywać. Zaplanowanie odpoczynku nie dość, że pozwoli ci… Odpocząć, to dodatkowo będziesz odpoczywać bez wyrzutów sumienia, że czegoś nie robisz. W końcu masz to zaplanowane :) 

Jak walczyć z problemami z koncentracją? 

Niektórzy mają tak, że siadają do robienia czegoś, a nagle spostrzegają, że jest godzina później, a oni robią coś zupełnie innego. Jeżeli też tak masz, nie martw się, da się z tym walczyć. Podziel czas, który planujesz, nie na 30-minutowe kawałki, ale na małe bloki czasu, na przykład 5 lub 7 minut, a następnie podczas pracy ustawiaj sobie budzik lub licznik właśnie na ten czas. Dzięki temu nawet, jeżeli zaczniesz mimowolnie robić coś innego (np. Przeglądać Facebooka), budzik wybije cię z tego. W najgorszym wypadku zdasz sobie sprawę z nierobienia po 5 minutach, a nie po połowie dnia, a więc więcej czasu masz na zrobienie tego, co zaplanujesz. 

Plan dnia zacznij od planu tygodnia 

Ciężko określić dokładny plan dnia, jeżeli nie wiadomo, gdzie się zmierza. Właśnie dlatego postaraj się w weekend ułożyć ogólny plan całego tygodnia. Kiedy będziesz planować dzień, sprawdź w planie tygodnia, czy aby na pewno idziesz zgodnie z planem. Życie jest przewrotne, i może się zdarzyć, że przez sprawy bieżące zapominasz o swoim ogólnym, wielkim planie czy tym, co chcesz zrobić, dlatego koryguj się codziennie właśnie przy tworzeniu planu tego jednego dnia. 

Połącz zadania w bloki o podobnej tematyce 

Prościej się skupisz, jeżeli w ciągu godziny będziesz robić podobne zadania. Właśnie dlatego połącz odpowiednie zadania w bloki zadań. Czy to będzie blok o nazwie „praca przy komputerze”, czy „dieta”, praca w takich blokach na pewno Ci pomoże. Dodatkowo, jeżeli planujesz cały tydzień, połącz bloki zadań w dni tematyczne, i np.. Jednego dnia odpowiadaj na e-maile, innego pracuj nad czymś twórczym, trzeciego pracuj nad np.. Obróbką wideo itp. Jeszcze bardziej zwiększysz swoją chęć do pracy, i nie będziesz tracić czasu na „przełączanie się” między zadaniami. 

Nic się nie stanie, jeżeli nie wykonasz planu w 100% 

Pamiętaj też, że kompletnie nic się nie stanie, jeżeli nie zrobisz całego planu. Jesteś swoim przyjacielem, i chcesz pomóc sobie, a nie się samobiczować. Jeżeli zdarzy Ci się nie zrobić 100% planu, a np. 50%, to postaraj się kolejnego dnia zrobić 51%, kolejnego 52%, a jeszcze kolejnego 53%. Postaraj się, aby każdego dnia robić minimalnie więcej, niż poprzedniego, a wyrobisz w sobie nawyk i chęć robienia całego planu. A to jest bardzo przydatna umiejętność :) 

Jak znaleźć to, na czym się skupić? 

Aby znaleźć swoje ogólne priorytety, czyli to, co chcesz osiągnąć w dłuższej perspektywie, zastosuj technikę 25-5, którą opisałem tutaj. W skrócie, zapisz sobie na kartce 25 rzeczy i marzeń, które chcesz zrealizować w najbliższe pół roku, rok czy kilka lat. To może być cokolwiek, wycieczka, lepsze kontakty z rodziną, lepsza praca, większe zarobki, lepsza forma itp. Następnie z tej listy 25 marzeń wybierz 5, na których Ci najbardziej zależy. To jest lista twoich priorytetów. Pozostałe rzeczy, te 20 innych marzeń, tworzą kolejną listę. To jest lista rzeczy, których masz NIE robić. Musisz praktycznie całkowicie je zostawić, żeby skupić się na tych priorytetach. Każdy z nas ma 24 godziny, więc spożytkuj je na najważniejsze dla Ciebie rzeczy. 

Skąd jednak wiedzieć, na czym się skupić w ciągu dnia? W tym pomoże technika zwana macierzą Eisenhowera. Pełny jej opis znajdziesz tutaj. W skrócie, narysuj kwadrat i podziel go na 4 mniejsze kwadraty. Następnie zapisz nad jedną kolumną pilne, nad drugą niepilne, obok jednego wiersza ważne, a obok drugiego wiersza nieważne. Następnie przydziel wszystkie zadania w ciągu dnia do właśnie powstałych kategorii: 

  • Ważne i pilne – na tych zadaniach skup się w pierwszej kolejności 
  • Ważne i niepilne – zaplanuj te zadania, na dzisiaj lub kolejne dni 
  • Nieważne i pilne – w większości przypadków nie rób lub deleguj 
  • Nieważne i niepilne – całkowicie zostaw 

Jak zrobić dobry plan dnia? 

  1. Ustal co chcesz osiągnąć planem dnia, i co ma pierwszeństwo – Czy to korzystając z techniki 25-5, czy biorąc swoje własne wytyczne, na samym początku ustal ogólne priorytety, np. dzisiaj napiszę kawałek książki, zajmę się ćwiczeniami oraz ugotuję jedzenie 
  2. Rozbij duże zadania na mniejsze kroki – jeżeli masz jakieś zadania, których realizacja przekracza godzinę lub dwie, rozbij je na mniejsze zadania. Ciężko jest skupiać się i pracować non stop przez kilka godzin, a mniejsze bloki pracy pozwolą Ci trochę między nimi odpocząć. 
  3. Określ dostępny czas – Nie planuj na siłę, tylko faktycznie i realnie określ, ile czasu możesz dzisiaj pracować i zaplanować. Jeżeli masz wyjście rodzinne, spotkanie z przyjaciółmi czy obowiązki domowe (które też można zaplanować), to nie oszukuj się, że skończysz super szybko i będzie mnóstwo czasu do zagospodarowania. Podejdź do tego realnie. Jeżeli faktycznie masz 4 godziny, zaplanujesz 4 godziny, i popracujesz 4 godziny, masz całkiem inne podejście do siebie niż kiedy masz realnie 4 godziny, ale planujesz 6 godziny, ale robisz tylko 4 godziny. Mimo że i tu i tu pracujesz te 4 godziny realnie, to w pierwszym przypadku czujesz dumę i szczęście, że udało się zrealizować plan, a w drugim martwisz się niezrealizowaniem planu. Dokładnie tyle samo pracy, dwa inne podejścia. 
  4. Podziel czas na bloki koncentracji – W konkretnych blokach skupiaj się na podobnych czynnościach, np. odpowiadaj na e-maile, rób research do kilku artykułów, czytaj książki itd.
  5. Zaplanuj najpierw najważniejsze zadania – Może masz dużo rzeczy do zrobienia, ale czasu nie rozszerzysz. Musisz wybrać to, na czym Ci najbardziej zależy i od tego zadania zacznij. Polecam użyć metody MoSCoW, o której możesz przeczytac tutaj.
  6. Wpisz zadania do kalendarza pamiętając o przerwach między nimi – To, że masz po pracy 2 godziny czasu np. na rozwój bloga, nie znaczy, że zawsze będziesz mieć te 2 godziny. Dojście do domu, drobne zajęcia pomiędzy zadaniami, wykonanie telefonu, ugotowanie obiadu itd. Te, oraz wiele innych zadań zabierze Ci czas, który teoretycznie masz zaplanowany. Właśnie dlatego planuj bloki pracy z przerwami między nimi, pozwoli Ci to lepiej dysponować czasem i przygotować się na niespodziewane zdarzenia.
  7. Zaplanuj odpoczynek – Poza odpoczynkiem wtedy, kiedy chcemy, warto też zaplanować odpoczynek. Dzięki temu nie martwisz się, że coś można by w tym czasie zrobić, oraz dokładnie wiesz, ile tak naprawdę czasu masz na pracę.
  8. Zaplanuj mniejsze zadania – Wielkie bloki zadań o krótkiej nazwie mogą czasami wystarczyć, ale będzie lepiej, gdy rozpiszesz też mniejsze zadania. Pozwoli Ci to lepiej się skupić na konkretnych krokach, a nie na całości. Blok czasu “Pisanie książki” zaczniesz od przypomnienia sobie tego, co jest do zrobienia, na jakim jesteś etapie itd. Kiedy ten sam blok zapiszesz jako np. 3 zadania: “pisanie wstępu”, “pisanie spisu treści”, “research do pierwszego rozdziału”, od razu możesz się zabrać do pracy.
  9. Zacznij dzień z dobrym planem! – Dobrze rozpisany plan pozwoli ci nie zastanawiać się i nie tracić czasu w ciągu dnia, keidy masz najwięcej sił, na szukanie tego, czym musisz się zająć. Masz plan, musisz tylko go zrealizować.
  10. Zaplanuj kolejny dzień – Wieczorem, kiedy chęć na prace będzie mała, możesz planować kolejny dzień. Upraszczasz ten dzień (patrz poprzedni punkt), i nie marnujesz swojego najbardziej produktywnego czasu.
  11. Ucz się na błędach – To, że raz czy dwa, czy pięćset razy nie wyszło, nie ma znaczenia. Ucz się DLACZEGO nie wyszło, wyciągaj wnioski i poprawiaj plan, dostosuj go do siebie, i codziennie staraj się zrobić co najmniej 1% więcej.

Podsumowanie 

Jak widzisz, plan dnia jest bardzo ważny w rozwoju Ciebie, dlatego nie zaniedbuj go. Dzięki powyższym radom zrobisz plan dopasowany pod Ciebie i pomagający Tobie, a nie coś, za co masz się karać. Plan dnia to narzędzie, więc wykorzystaj je do granic możliwości i rób więcej planując każdy dzień!