Coraz trudniej jest nam skupić się na pracy. Wiadomości, SMSy, telefony, współpracownicy, social media… Tak wiele rozpraszaczy stara się zabrać naszą uwagę, że próba skupienia się na czymś zamienia się w walkę. Na szczęście na pomoc przychodzi nam Technika Pomodoro.

Czym jest Technika Pomodoro?

Technika Pomodoro to bardzo prosta technika zarządzania zadaniami, czasem i skupieniem, którą można zacząć używać niemalże od razu. Wymyślił ją Włoch, Francesco Cirillo, a swoją nazwę wzięła od używanego w kuchni czasomierza w kształcie pomidora.

Technika jest bardzo łatwa i jej podstawowa wersja polega na wykonaniu poniższych kroków:

  1. Stworzenie listy zadań do zrobienia na dzisiaj. Najlepiej na papierze, da Ci to od razu miejsce na notatki.
  2. Wyznaczenie priorytetów na ten dzień, czyli zadań, od których musisz zacząć.
  3. Pozbycie się WSZYSTKICH rozpraszaczy, na jakie masz wpływ.
  4. Nastawienie budzika na 25 minut od teraz.
  5. Rozpoczęcie pracy nad najważniejszym zadaniem z listy. Jeżeli musisz, zmuś się do niej, początkowo jest to dosyć trudne. Pracuj do usłyszenia dźwięku budzika. Jeżeli w tym czasie stało się coś, co Cię rozproszyło i czym musisz się zająć, zapisz to i wróć do tego później.
  6. Kiedy słyszysz budzik, zrób sobie 5 minut przerwy. Nie ważne co robisz i ile Ci zostało, nieważne, że „Tylko dwa zdania”. Koniec pracy i czas na przerwę. Najlepiej, żeby przerwa zawierała odrobinę ruchu.
  7. Po 5 minutach przerwy powtórz kroki 3-6.
  8. Po 4 cyklach pracy zrób sobie przerwę nie 5 a 25 minut.

Szybkie, łatwe i przyjemne. Mamy jeszcze zbiór zasad, których należy się trzymać:

  1. Pomodoro nie można dzielić. Jeżeli zaczynasz pracę, kolejna przerwa jest za 25 minut.
  2. Każdemu zadaniu przydziel tyle Pomodoro, ile potrzebujesz na jego zrobienie. Warto podzielić zadania na małe zadanka, które mieszczą się w bloku 25 minut.
  3. Jeżeli zadanie wymaga 5-7 Pomodoro, jest bardziej projektem niż zadaniem, i musisz podzielić je na mniejsze części.
  4. PRZERWY NIE SĄ OPCJONALNE. MUSISZ JE ROBIĆ.

Proste, prawda? 25 minut pracy, 5 minut przerwy, po czwartym razie 25 minut przerwy. 25-5. Łatwe do zapamiętania. Budzik każdy z nas znajdzie, chociażby w swoim telefonie, więc tutaj też nie ma problemu. Co więcej, istnieje wiele aplikacji do Pomodoro, które same liczą określone czasy i po pierwszym uruchomieniu w ciągu dnia nie musisz ich już zmieniać czy ruszać. Pełna automatyzacja, żeby jeszcze prościej było Ci pracować.

Dlaczego Technika Pomodoro działa?

Cały trik tej techniki polega na całkowitym skupieniu i ignorowaniu rozpraszaczy. Kiedy pracujesz, ważne jest tylko to, nad czym pracujesz. Cokolwiek Cię rozprasza, powinno być usunięte. Telefon? Wycisz, lub włącz tryb samolotowy. Strony w przeglądarce? Zainstaluj dodatek do przeglądarki blokujący na określony czas strony, które wybierzesz (jak FB). Współpracownicy? Powiedz, że kiedy pracujesz, nie możesz się oderwać i nie będziesz z nikim rozmawiać czy nikomu pomagać. Nie i koniec. E-maile? Zmień pobieranie nowych wiadomości na co 25 minut lub wyłącz program pocztowy na czas pracy. Dodatkowo, jeżeli Twoja praca nie wymaga internetu non stop, może warto pracować bez niego? Przykładowo, kiedy ja piszę artykuł, otwieram wszelkie strony czy materiały w innych zakładkach i wyłączam wifi w laptopie na czas pracy. Musisz jak najbardziej usunąć rozpraszacze.

Jeżeli jednak coś się stało, na co musisz zareagować, zapisz to. Zapisz na kartce, gdzie masz zadania, i zostaw tam do przerwy. Teraz pracujesz nad X, i jeżeli ta nowa rzecz, Y, nie jest naprawdę, naprawdę ważna, nic się nie stanie, jak zajmiesz się nią w najgorszym razie za 25 minut. Pożarem czy zalaniem warto zająć się od razu, ale klient naprawdę poczeka 25 minut na e-maila. Nie zbawi to ani Ciebie, ani jego, że rzucisz wszystko i zajmiesz się tym już teraz.

Po czasie pracy, podczas przerwy, możesz zreorganizować listę zadań i nadać nowe priorytety. Po przerwie zacznij znowu pracować nad najważniejszym zadaniem z listy. I tak cały dzień. Dzięki temu zyskujesz pełne skupienie na pracy, a nie na wszystkim poza pracą. Jednak co się dzieje, jeżeli nie możesz podzielić pracy na tak małe kawałki czasu?

Podział czasu w Technice Pomodoro

25 minut pracy i 5 minut przerwy wzięło się bardziej z przypadku, niż z konkretnego powodu. Jesteśmy różni, robimy różne zadania, mamy różne prace, otoczenie, współpracowników, obowiązki itd. Nie zawsze 25-5 jest dla nas odpowiednie, nie martw się jednak, to nie jest problem! Nie musisz trzymać się dokładnie podziału 25-5, aby używać Techniki Pomodoro. Możesz wybrać dowolny interwał do pracy.

Ja często pracuję w trybie 20-10 lub 30-10, zależnie od tego, co mam zrobić. Nauka czy czytanie książki zajmuje często więcej czasu, więc wolę mieć te 30 minut na to, pisanie posta jednak mogę podzielić na mniejsze kawałki, przez co 20 minut jest wystarczające. Nie ma jednak żadnych przeszkód, żeby twój podział był np. 20-10, 20-20, 50-20, 30-15 czy jakikolwiek inny. Technika Pomodoro to tylko narzędzie, więc dostosuj je pod siebie. Jeżeli interesują Cię dłuższe interwały, polecam podział 52-17. Według badań jest to najoptymalniejszy czas pracy i przerw przy pracy umysłowej czy kreatywnej.

Plusy Techniki Pomodoro

  1. Uczysz się i działasz produktywniej, a nie więcej. Czas nie jest Twoim wrogiem, nie masz deadline. Technika pozwala po prostu lepiej korzystać z tego czasu, który masz.
  2. Efektywne zarządzanie czasem to szansa na lepsze wyniki w pracy i nauce. Warto robić więcej!
  3. Dzięki przerwom unikniesz przepracowania i wypalenia
  4. Rozpraszacze przestaną przeszkadzać Ci w pracy czy nauce.
  5. Usystematyzowana praca pozwoli lepiej nad nią panować, a lista zadań da jasny ogląd tego, na czym musisz się skupić.

Problemy Techniki Pomodoro

Podczas stosowania tej techniki można spotkać kilka problemów.

  1. Zbyt szybko się poddajesz – to, że za pierwszym i drugim razem Ci nie wyszło, czy coś Cię rozproszyło, to nie problem. Postaraj się poprawić to, co nie wyszło, i spróbuj jeszcze raz. Próbuj, aż osiągniesz pełne skupienie na pracy. Niektórym to zajmuje dzień, innym, jak mi, tydzień lub więcej.
  2. Nie patrzysz na całość obrazu – tu wcale nie chodzi o jedno, pojedyncze 25 minut, tylko o cały dzień pracy. Dzięki tej technice zamiast chaotycznego dnia masz usystematyzowany, podzielony na bloki pracy dzień, oraz listę priorytetów, nad którymi musisz się skupić.
  3. Nie eliminujesz rozpraszaczy – Największy problem, który już trochę opisałem. Musisz wyeliminować wszystkie rozpraszacze, na które masz wpływ. Oto kilka porad:
    1. Wyłącz program pocztowy
    2. Pracuj bez internetu
    3. Wyłącz wszystkie komunikatory lub przełącz je w tryb „nie przeszkadzać”
    4. Wprowadź telefon w tryb samolotowy
    5. Zainstaluj blokery stron internetowych
    6. Odinstaluj z telefonu aplikacje rozpraszające Cię
    7. Poproś współpracowników o nieprzeszkadzanie kiedy np. masz słuchawki na uszach
    8. Wyłącz TV, radio i wszystko inne, co poza muzyką może oderwać Cię od pracy
    9. Ustal ze współpracownikami godziny, w których absolutnie nikt Ci nie przeszkadza.

Podsumowanie

Jak widzisz, Technika Pomodoro może odmienić Twoje życie. Jest prosta, nie wymaga wiele, a daje ogromne możliwości i zyski. Naprawdę warto się nią zainteresować, gdyż dzięki niej będziesz robić więcej przy praktycznie żadnym wysiłku!